MENGELOLAH RAPAT/PERTEMUAN
1.PENGERTIAN PERTEMUAN ATAU RAPAT
Rapat adalah sejenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan.
Rapat adalah sejenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan.
Menurut Bob Trent, Rapat merupakan sumber
berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan
maupun perusahaan).
Rapat diadakan
apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para
staf atau pegawainya dalam mengambil sebuah keputusan yang berkaitan dengan
hajat hidup perusahaan.
Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. Di bawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebgai berikut :
Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. Di bawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebgai berikut :
1.
Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis.
2.
Rapat merupakan
komunikasi kelompok secara resmi.
3.
Rapat merupakan
musyawarah kelompok untuk mufakat.
4.
Rapat merupakan
media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
Dari beberapa pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antara anggota
organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang
menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.
Menurut
Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara
pimpinan kantor dengan stafnya.
Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang
kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:
a.
Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop
muka yang sering diselenggarakan
oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b.
Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c.
Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk
mufakat.
d.
Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e.
Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi
sendiri untuk membicarakan,
merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f.
kesimpulan, bahwa rapat, adalah pertemuan para
anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan
kepentingan organisasi.
2.FUNGSI RAPAT
Fungsi
penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :
·
Untuk memecahkan masalah.
·
Untuk menyampaikan informasi.
·
Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada
masalah-masalah yang dikemukakan.
·
Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
·
Sebagai sarana bernegosiasi.
·
Ketentuan hukum.
3.JENIS-JENIS PERTEMUAN
Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada
segi peninjauannya.
*Menurut tujuannya,
rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:
a.
Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang
pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
b. Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu
masalah. Pada rapat
pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan
berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan
untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
c. Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.
c. Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.
*Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara
lain:
(a)
Rapat resmi (formal meeting)
Rapat resmi adalah rapat yang
diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku
peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat
akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan
agenda rapat.
(b)
Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat tidak resmi adalah rapat yang
diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan
persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi
tiba-tiba.
(c)
Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang
dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan
masalah yang bersifat tidak rahasia.
(d)
Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang
dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan
masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
*Menurut
jangka waktunya, rapat dibedakan
menjadi sebagi berikut :
1.
Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang
diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat
rutin.
2.
Rapat bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang
diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama
sebulan yang lalu.
3.
Rapat semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang
diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi
selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke
depan.
4.
Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang
diadakan setahun sekali.
*Menurut
frekuensinya, rapat dibedakan menjadi
sebagai berikut :
1.
Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang sudah
ditentukan waktunya.
2. Rapat
insidentil
Rapat insidentil adalah rapat tidak
terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus
diseleseikan bersama.
*Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
A.
Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam
rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin,
atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi
kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat
memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.
B.
Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau
pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk
mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi
untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab
dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.
*Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua
macam antara lain:
A.
Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam
pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka
pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya
dapat berlangsung secara serentak dan seragam.
B.
Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan
tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk
memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini
diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.
4.TUJUAN PERTEMUAN
Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:
· Untuk memecahkan
atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.
· Untuk menyampaikan
informasi, perintah, pernyataan.
· Sebagai alat
koordinasi antarintern atau antarekstern.
· Agar peserta rapat
dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.
· Mempersiapkan suatu
acara atau kegiatan.
· Menampung semua
permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.
5.SYARAT-SYARAT
PERTEMUAN
Rapat
akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut :
(1)
Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti
setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari
sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta
rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan
kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
(2)
Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli
pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus
dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan
peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak
yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
(3)
Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta
rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat.
Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan
penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab
atau diskusi.
(4)
Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
Pimpinan
rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau
berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat
memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan
rapat.
(5)
Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat terjadi
perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan
dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat
menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang
saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan.
Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan
emosi.
(6)
Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan
dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti
oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan
membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal
dalam rapat, waktu sangat berharga sekali.
(7)
Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai
waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih
disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
6.TIPE PESERTA DAN PEMIMPIN
Tiga tipe pemimpin rapat:
1. Tipe
otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling
berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan
kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
2. Tipe
demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima
kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat
untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi
petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
3. Tipe
laizess-faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para
peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat
pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan
kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
Tipe peserta rapat:
1. Tipe
pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan kemampuan
kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.
2. Tipe
penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak
setuju dengan pendapat peserta yang lain.
3. Tipe
pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat
tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan
informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat
lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih
bersifat pendiam.
7.TEKNIK PENGENDALIAN PERTEMUAN
Tiga teknik pengendalian rapat:
Tiga teknik pengendalian rapat:
1. Pengendalian
rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan
secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara
bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa
harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya
pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan
perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat.
2. Pengendalian
rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan
bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat
boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah
penanya yang sudah ditentukan.
3. Pengendalian
gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan
kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan
pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat
langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.
Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat
menggunakan cara pengendalian bebas terbatas.
8.PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN PERTEMUAN
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip
dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu
sebagai berikut :
v Why? Mengapa rapat
perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
v What? Apa masalah yang
akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
v Who? Siapa saja yang
akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang
diundang.
v Where? Di mana rapat akan
diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
v When? Kapan rapat akan
diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan
diselenggarakan.
v How? Bagaimana rapat
akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan
diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka,
dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat
lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat
berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris
harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal
ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah
sebagai berikut :
A.
Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok
permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara
rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda
rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan
atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan
membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B.
Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja
peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta
rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat,
apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C.
Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1.
Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2.
Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3.
Mencantumkan perihal undangan rapat.
4.
Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5.
Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6.
Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama
dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan
waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan
untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris
harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga
mengirimnya.
D. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir
biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk
mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah
sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai
bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E.
Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan
rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a.
Agenda rapat.
b.
Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari
rapat sebelumnya).
c.
Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan
sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus
telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila
bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah
dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan peralatan dan
perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat
anatara lain sebagai berikut :
1.
While board
lengkap dengan spidol dan penghapus.
2.
Flip chart lengkap
dengan spidolnya.
3.
LCD Projector atau
OHP (Over Head Projector) lengkap
dengan layarnya.
4.
Sound system lengkap
dengan mikroponnya.
5.
Map atau tas yang dipergunakan untuk
menempatkan bahan-bahan rapat.
6.
Block note denagn
bolpointnya.
7.
Name tag untuk
peserta.
8.
Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat,
sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar
dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris
harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat.
Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah
tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi
kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung
pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris
harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal
yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut :
1.
Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu)
tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk
harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2.
Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan
yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para
peserta rapat berkurang.
3.
Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat
dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang
rapat, yaitu sebagai berikut :
a.
Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b.
Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa
dihargai dan untuk menimbulkan semangat
team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c.
Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok
untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d.
Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop
.
H. Akomodasi/penginapan
Pada
rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat
yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat,
pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk
peserta rapat.
I. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya
transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus
menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J.Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan
berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman
dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,
variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi
peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat
disajikan dengan cara sebagai berikut :
1.
Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2.
Disajikan selama rapat berlangsung.
3.
Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4.
Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat
istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat
yang telah tersedia.
K.Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu
hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para
peserta rapat.
L.Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus
memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap
untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1.
Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2.
Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3.
Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan
berfungsi dengan baik?
4.
Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah
disiapkan dalam suatu map?
5.
Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6.
Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
How to play Baccarat - Live dealer casino - febcasino.com
BalasHapusThe rules for Baccarat are simple: The dealer is 바카라 dealt a hand from the hand of the 인카지노 dealer to the hand of the dealer. หาเงินออนไลน์